ChatGPTを使って自分自身の業務改善のヒントを教えてもらおう

ChatGPTを使って自分自身の業務改善のヒントを教えてもらおう 生成AI
Introducing ChatGPT
We’ve trained a model called ChatGPT which interacts in a conversational way. The dialogue format makes it possible for ChatGPT to answer followup questions, ad...

ChatGPTを使って業務改善をしたい場合、どんな命令文を書けばいいのか迷うと思います。

るり
るり

ChatGPTを使った独自の業務改善が知りたいです。

ChatGPTは、大量の文章データから自然言語処理技術を用いて人工知能による回答を行うシステムです。そのため、独自の業務改善については、具体的な課題や改善策に関する情報を入力いただくことで、可能な限り適切な回答を提供することができます。ただし、それぞれの企業や業務によって異なるため、具体的な改善策については、専門家や社内での検討が必要です。また、Google検索などのツールを利用して情報収集を行うことも重要です。

というわけでChatGPTを使うには専門的な知識が必要であり、改善したい内容をしっかりとChatGPTに伝えてあげる必要があります。

ほてまる
ほてまる

今のお仕事を楽にしたいにゃ!!

今のお仕事を楽にするためには、以下のような方法があります。

タスク管理ツールの活用
タスク管理ツールを使って、自分のやるべきことを整理し、スケジュール管理を行うことで、仕事の効率化を図ることができます。例えば、TrelloやAsanaなどのツールを使うことで、タスクを見やすく整理し、優先度や進捗状況を把握しやすくなります。

メールの自動整理
メールの受信箱が増えすぎると、その整理に時間がかかってしまいます。そこで、自動的にメールを整理してくれるツールを活用すると効率的です。例えば、Gmailの「ラベル」機能を使って、受信したメールを自動的に分類することができます。

テンプレートの作成
同じような内容のメールや文書を何度も書くのは面倒です。そこで、テンプレートを作成しておくことで、同じ内容を簡単に作成できます。例えば、Outlookの「クイックパーツ」機能を使って、よく使う文書を作成し、必要なときに呼び出すことができます。

自動化ツールの利用
作業が単純なものであれば、自動化ツールを使って作業時間を削減することができます。例えば、Excelのマクロを使って、一定の処理を自動化することができます。

オンラインツールの利用
オンラインツールを活用して、場所や時間を問わずに仕事を行うことができます。例えば、ZoomやSlackなどのツールを使って、リモートワークやテレワークを行うことができます。

これらの方法を活用することで、業務の効率化や楽になることができます。ただし、自分に合った方法を見つけ、継続して取り入れることが重要です。
ほてまる
ほてまる

ほてぇえええぇっ?!

ざっくりとした聞き方をするとChatGPTの思いつく案を様々な形で紹介してくれます。
提示してくれた案でExcelのマクロについて具体的に聞いてみましょう。

ほてまる
ほてまる

Excelのマクロを使ってどういうことができますか?

Excelのマクロは、一連の操作を自動的に実行するプログラムのことで、繰り返し行う操作を自動化することができます。具体的には、以下のようなことができます。

ファイルの自動保存
Excelで作業を行うときに、定期的にファイルを保存する必要がありますが、手動で行うのは面倒です。マクロを使って、一定時間ごとに自動的にファイルを保存することができます。

データの自動整理
Excelには、膨大な量のデータを扱うことができますが、その中から必要な情報を抽出するのは時間がかかります。マクロを使って、自動的にデータを整理し、必要な情報を抽出することができます。

フォーマットの自動適用
Excelで表を作成するとき、一定のフォーマットを適用する必要がありますが、手動で行うのは面倒です。マクロを使って、自動的にフォーマットを適用することができます。

グラフの自動作成
Excelでグラフを作成するとき、データを手動で入力する必要がありますが、マクロを使って、自動的にグラフを作成することができます。また、グラフを更新する場合にも、マクロを使って自動的に更新することができます。

データの自動入力
Excelで一定のデータを繰り返し入力する場合、マクロを使って一括で入力することができます。また、データの入力時にチェックを行い、不備があれば警告を表示することもできます。

これらのように、Excelのマクロを使って、作業時間を削減することができます。ただし、マクロを作成するには一定のプログラム知識が必要なため、簡単な操作から始めて、徐々に慣れていくことが重要です。
ほてまる
ほてまる

いっぱいあるにゃ?!

めちゃくちゃ色々紹介してくれます。
しかし、ここまでだと文章で教えてくれているだけでそこまで具体的ではありません。
具体的に聞いていくために更に質問していきます。

るり
るり

「データの自動整理」についてマクロの作り方を複数例、教えてください。


データの自動整理を実現するマクロの作り方として、以下のような方法があります。

  1. フィルタリングの自動化 Excelのフィルタリング機能を使って、一定の条件を満たすデータを自動的に抽出するマクロを作成することができます。たとえば、売り上げが一定の金額以上の商品を抽出する場合は、以下のようなコードを記述します。
VBACopy codeSub FilterBySales()
    ' 売り上げが1000以上の商品を抽出する
    Columns("A:C").Select ' 対象の列を選択
    Selection.AutoFilter ' フィルタを設定
    ActiveSheet.Range("$A$1:$C$10").AutoFilter Field:=3, Criteria1:=">=1000"
End Sub

このコードでは、A列からC列までのデータの中で、C列の値が1000以上の商品を抽出しています。マクロを実行すると、自動的にフィルタが設定され、条件に合致するデータだけが表示されます。

  1. データのソート Excelのソート機能を使って、データを自動的にソートするマクロを作成することができます。たとえば、売り上げの高い順に商品をソートする場合は、以下のようなコードを記述します。
VBACopy codeSub SortBySales()
    ' 売り上げの高い順に商品をソートする
    Columns("A:C").Select ' 対象の列を選択
    ActiveSheet.Sort.SortFields.Add Key:=Range("C1:C10"), _
        SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlDescending, DataOption:=xlSortNormal
    With ActiveSheet.Sort
        .SetRange Range("A1:C10") ' ソートする範囲を指定
        .Header = xlYes ' ヘッダを含める
        .MatchCase = False ' 大文字小文字を区別しない
        .Orientation = xlTopToBottom ' 上から下へソート
        .SortMethod = xlPinYin ' ピンインの方式でソート
        .Apply ' ソートを実行
    End With
End Sub

このコードでは、C列の値を基準に、商品をソートしています。マクロを実行すると、自動的にデータがソートされます。

  1. データの集計 Excelのピボットテーブル機能を使って、データを自動的に集計するマクロを作成することができます。たとえば、売り上げの合計を求める場合は、以下のようなコードを記述します。
VBACopy codeSub PivotTableBySales()
    ' 売り上げの合計を求めるピボットテーブルを作成する
Columns("A:C").Select ' 対象の列を選択
ActiveWorkbook.PivotCaches.Create(SourceType:=xlDatabase, SourceData:= _
"Sheet1!R1C1:R10C3", Version:=xlPivotTableVersion15).CreatePivotTable _
TableDestination:="Sheet1!R12C5", TableName:="PivotTable1", DefaultVersion _
:=xlPivotTableVersion15 ' ピボットテーブルを作成
Sheets("Sheet1").Select
Cells(12, 5).Select
With ActiveSheet.PivotTables("PivotTable1").PivotFields("商品名")
.Orientation = xlRowField
.Position = 1
End With
With ActiveSheet.PivotTables("PivotTable1").PivotFields("売上高")
.Orientation = xlDataField
.Function = xlSum
.NumberFormat = "#,##0"
End With
End Sub

このコードでは、A列からC列までのデータを対象に、売り上げの合計を求める

ピボットテーブルを作成した後は、必要に応じてデータの表示方法を変更することができます。たとえば、商品名ごとに売り上げの合計を求めた場合、そのままではどの商品が売れたか一目で分かりにくいため、ピボットテーブルにグラフを追加するなどして視覚的にわかりやすくすることができます。

また、ピボットテーブルを更新するには、データを更新した後に再度マクロを実行する必要があります。定期的に同じ作業を行う場合は、マクロを自動実行するように設定することもできます。たとえば、データの更新が毎日行われる場合は、Windowsのタスクスケジューラを使用して、毎日指定した時間に自動実行するように設定することができます。

Excelのマクロを使うことで、手作業で行うのが面倒なデータの自動整理を簡単に行うことができます。ただし、マクロの作成には一定の知識が必要であり、誤った設定をするとデータが破損する可能性があるため、注意が必要です。


るり
るり

具体的に出力してくれたミャ。でも、このままだと使えないから自分なりに書き直す必要があるミャ。

このような形でどんどん深掘りをして「一緒にやりたいことを深掘りしていく」という使い方がChatGPT入門のやり方かなと考えています。

どんどん使ってみるとさらなるChatGPTの使い方が見つかるかもしれません。

           

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ma-san(鈴木正行)
テクニカルディレクター / Webデザイナー

「ma-san」の中の人。東京都・千葉県・宮城県仙台市を中心に企業のWebデザイン/マーケティング/IT戦略のプランニングからWebサイト構築・運用をしています。
「Webサステナビリティ・Webアクセシビリティ」を中心に、「変わりゆくWebと共にサービス・サイトを改善していくこと」を重視します。
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