この記事は「Web制作におけるプロジェクト計画書のコミュニケーションルールについて」の続きとなります。

打ち合わせをいつ行うか、なにを話すか、これ、すごい大事なんですよ。
というのもクライアントにとってはプロジェクトにずっと張り付いているわけではない方も多いわけです。定常業務の中、忙しい中で時間を確保しつつ対応してくれるんですよ。

そんなわけで、こちらからいつ、どこで、どのような会議をするのか明記しておく必要があります。

会議体について

会議体の例

クライアントとの会議は、いつ行うか明記しておく必要があります。特にこの日程で決済権限を持つ方がいるという予約を作って置かなければなりません。都度、日程を決めるということほど不明確で、無駄なことはありません。
そのため、プロジェクトが始まる段階である程度の目星をつけ、クライアントと合意を取っておきましょう。
また、打ち合わせ場所を明記しておくことも重要です。クライアントによっては多数の場所がある場合も考慮して、具体的な建物名から住所まで書いておくと良いです。
例の画像「御社内の会議室」はちょっと雑すぎましたね……、すみません。

注釈で「※必要に応じて分科会を開催いたしますが、運用やツールに関するトレーニングや、御社システム開発部様によるレクチャーはスコープ外とさせていただきます。」と書いていますがかなり重要です。

というのも、レビューを行った際に「もっと話を聞きたい」「社内のシステム担当者と話をしてもらいたい」「ツールの使い方を教えてほしい」など、いろいろ要望が出てきます。
余裕があればもちろん可能ですが、この対応が膨れ上がると全体の進行に地味に影響が出てしまい、結果として利益率の薄いプロジェクトに、なんてこともありえます。スコープ外であることを明記した上で、状況に応じて対応しましょう。

あと、ちょっと話しが逸れてしまいますが「○回までの対応は可能」という回数制もあまりよろしくありません。回数制にするのではなく、あくまで期間内の話とスコープの話、そして「打ち合わせの時間を作ることで別な何かができなくなる」という等価交換のお話をしておきましょう。