ここ数年、Web業界で仕事をしていく中で自分が得たナレッジをシェアしていこうかなぁと思ったので、しこしこ書いていこうと思っています。
しばらくはプロジェクトについてとかディレクションについてとか書きます。

さて、プロジェクト計画書とは、プロジェクトを進めていく上で一番最初にクライアントへ提示する資料であり、プロジェクトを計画し、推進していく上でお互いに合意を取るために必要なものです。

この資料の有無でプロジェクトが予定通りに進むのか、はたまたその時々で変更が発生するたびにプロジェクトの変更に時間が取られ、費用とスケジュールが切迫されていくのかなど、大きな差が出ていきます。

僕自身はこのプロジェクト計画書の合意によって、クライアントとより良いプロジェクトを作り上げていくのではないかと考えています。

まずは、どのような要素が必要なのかを一覧化してみました。
もちろん、過不足あるかと思いますが、まぁ下記はプロジェクトを計画する上では必要だよね、というのを纏めたつもりです。



プロジェクト計画書に必要な要素

プロジェクト説明

プロジェクトの全体像を説明。課題と目的、ゴールも簡潔に。プロジェクト名もわかりやすくする。期間とローンチの内容も簡潔に明記すること。

プロジェクトの目的

一言で理想の姿をユーザーにもわかるようなポエムを書く。補足でユーザーとクライアントの背景も説明すること。

与件の整理

背景をベースに「課題」と「解決策」。「結果」を描く。

RFP(依頼事項)の整理

改めてクライアントの要望を明記。ちゃんと確認した上で提案していますよ、という再確認を取る。

課題と対策

RFPを確認した上で要望と対策をセットで記述。

実行計画・進行方向

具体的に期日つきで書く。手抜きは駄目、絶対。

スコープ

戦略、設計、開発などに各フェーズにスコープを明記。

納品成果物

絶対に漏れなく書く。長期プロジェクトであれば各フェーズ毎の納品成果物も明記。これを明記・合意をしていないと後ほどのトラブル&納品しなくても良いデータまで要求されるなど発生する。

スケジュール

WBSなどでも良いが、簡単に全体像を確認できるものが良い。

予算配分(社内資料)

工数設計を行い、どこにどのくらいのアサインが必要で、などを計画に入れ込む。必ずしも、クライアントに見せる必要はないがどの時期にどのくらいの人が関わるか、などは明記しておく。

プロジェクト体制図

クライアント側、制作者側の体制を「名前、所属部署、ポジション、メールアドレス」をセットで明記しておく。特にクライアント側の決済権限を持つ人物や連絡窓口など、キーマンとなり得る人物はしっかり明記すること。

会議体について

プロジェクトの間、具体的な日付を持ってクライアントといつ打ち合わせを行うのか明記。また、この際に持っていくものなども明記し、誰に参加していただくかなども記述。
この設定をしっかりしておかないと「とりあえず来て」ということも発生し、余計な時間が取られることもある。

コミュニケーションルール

どのようにお客様と連携するのか明記。これは地味に重要で、そもそもメールでのやり取りなのか、メーリングリストは必要なのか、どのような件名にするのかなどのルールを統一していない場合に混乱を招く可能性がある。

プロジェクトの前提条件

絶対防衛ライン。追加費用、変更定義、個人情報取り扱いなど必ず明記すること。特に、スコープ外のことはやりませんよ、と明記しておかないと「ついでに」ということで余計な仕事が増えることもある。
やりませんよ、というふうに言いにくいかもしれないが、これをやらないことでずるずると対応が発生するためリスクマネジメントの意味でも必須。

次回は「プロジェクトの目的」について書こうと思います。